事務員と切っても切れない関係にあるのは『書類』という存在だと思います。
紙媒体でも電子媒体でも、常日頃から、大量の書類に囲まれて、その中で溺れないようになんとかもがいているのが事務員、ともいえるかもしれません。
そんな僕らが一番恐れているのが、
「あれ、あの書類は一体どこに行った……？」
という状況だと思います。
事務員の方なら誰しも経験のあることなのではないでしょうか。
僕自身も、気を付けて仕事をしているつもりではありますが、たまに作ったはずの書類が行方不明になったりし、大捜索の末ようやく見つける……ということがしばしば。
どうにかしなければ……と思い、読んでみたのが以下の書籍。
非常に勉強になりました。
内容とすると、ファイリングという技術を使って、書類管理を適切に行うことで、無駄な時間を削減し、業務効率の向上を図る、みたいな感じで、色々な技法について事細かな説明がありました。
その中で目を引いた一つが、書類を探している時間は無駄なだけ、ということ。
この時間を短縮、更にはゼロにすることができれば、実務に使える時間が増え、ひいては無駄な残業が減り、プライベートも充実する、とありました。
まあ確かにその通りだなぁ、と。
なんか進研ゼミの謳い文句みたいですけどね笑
その技法の一つとして、「無駄な書類は捨てよう」という説明があったのですが、確かにこれはごもっともです。
でも、「後々使うことになるかもしれないんだよなぁ……」という書類はどうすればいいのか。思い切って捨ててしまえばいいのか。
そんなときにオススメとなるのが、紙資料のデータ化だそうです。
これを信じ、ちょっとした、あとで見返すことはあるだろうけどそんなに頻繁に見ないような資料は片っ端からデータ化するようにしてみたのですが、これが非常に良い！
紙媒体の書類を減らす方法はやっぱデータ化
上司や同僚から情報共有として渡された一枚の書類。あとで確認する必要もあるし、とりあえずクリアファイルにでも入れて取っておこう……としがちですが、これが積み重なって、気づけば大量の資料の山。あれ、あの書類はどこに行ったっけ……？
この不始末からオサラバするために、ちょっとした書類はすべてPDFとしてパソコンに保存しておくようにしてみました。
結果、紙の資料が手元から減ったことにより、重要な書類がそいつらに紛れて隠れてしまう、ということが格段に減りました！
また、書類パソコン内の電子データにしておけば、適切なタイトルをつけておくことによって、あとから検索をかけて簡単に探すことも可能です。
「スキャンするのが面倒……」と思う方には、以下の商品がオススメ。
コンパクトなサイズに加え、ワンタッチでスキャンができます。
ADF（自動紙送り機能）もついているので、セットすればあとは自動で読み込みますし、両面にも対応、連続で十数枚程度のスキャンがで可能となっております。
手元で簡単に紙の資料をデータ化できる環境があれば、クリアファイルに入れてしまう感覚でデータ化することができ、結果的に紙の資料を減らすことができるようになります。
紙の資料を少なくしたい！ と思っている方は是非ご購入されてみてはいかがでしょうか！
外出先でも使うよ、という人は以下の商品のほうがオススメかもしれません。
紙の資料を減らして効率の良い仕事を！
書類を探している時間っていうのはやっぱりどう考えても無駄でしかない……。
重要な書類が無駄な資料で埋もれたりすることのないよう、捨てられる資料は思い切って捨て、まだ使うかもしれないもの、取っておく必要があるちょっとした資料などはデータ化するなどし、効率よく仕事のできる、スマートな事務員を目指したいものですね！
